Las oficinas ‘open space’ son espacios diáfanos por definición, lo que facilita el trabajo en equipo, el flujo de información y la creatividad. Este tipo de oficina abierta se debe articular con el adecuado mobiliario de oficina para aprovechar todas sus ventajas y sortear sus inconvenientes.
Antes de hablar sobre las ventajas e inconvenientes de las oficinas open space es importante destacar que la distribución y organización del espacio de trabajo ha cambiado mucho a lo largo de las últimas décadas. Si las generaciones anteriores trabajaban en espacios tan compartimentados que parecían cubículos individuales, y cada directivo tenía su despacho, a día de hoy esta disposición es muy diferente. Aquella distribución, que fomentaba el aislamiento y dificultaba la comunicación entre los miembros de los equipos, ha dado paso al concepto de oficina abierta, donde ocurre todo lo contrario.
Las nuevas tecnologías han hecho evolucionar enormemente la forma en que se desarrolla el día a día en una oficina. A su vez, la introducción de las dinámicas actuales, han hecho que el espacio de trabajo se tenga que adaptar: reuniones improvisadas, conexión en remoto de trabajadores y colaboradores, hotdesking… Todo ello exige un flujo ágil de información, compartir pantallas, hacer reuniones informales que fomenten la creatividad.
Este escenario ha generado una nueva forma de organizar la división del espacio y la elección del mobiliario de oficina que se basa en la eliminación de tabiques y despachos y la mutación de oficinas compartimentadas a una oficina abierta basada en las ventajas de los espacios diáfanos.
La oficina open space, una tendencia basada en la idea de compartir un espacio que -en ocasiones- también fractura visualmente las jerarquías y facilita un entorno laboral innovador, es una idea moderna y puede incluso llegar a crear un clima de trabajo más saludable. Sin duda alguna, un espacio de trabajo basado en una oficina abierta dispara la creatividad y puede favorecer el bienestar de los trabajadores. Vamos a ver las ventajas e inconvenientes de las oficinas open space.
VENTAJAS DE LA OFICINA ABIERTA
Son tres los motivos por los que elegir un espacio de trabajo basado en una oficina open space:
- La oficina abierta favorece la colaboración entre trabajadores.
Al romper las barreras físicas, hay un mayor flujo de información y mejor comunicación. También aumenta la socialización entre empleados, que hablan más y pueden compartir impresiones, no solo en momentos de alta concentración, sino también en ratos de descanso.
Para que la oficina abierta pueda disfrutar de esta ventaja, el diseñador del espacio debe favorecerlo combinando los puestos individuales con las mesas colaborativas, en las que los empleados pueden reunirse.
Es muy recomendable para este objetivo la mesa de reuniones Mastermind High Desk, una mesa de oficina alta que se puede usar para trabajar de forma espontánea promoviendo la cooperación. Si se añaden unos taburetes se convierte en una opción más saludable que permite alternar trabajar sentado con trabajar de pie, algo que recomiendan los fisioterapeutas (siempre que se haga de la forma correcta).
- Una oficina open space da mayor sensación de amplitud.
Al carecer de tabiques divisorios –siempre se pueden usar mamparas o tabiques móviles si se necesita puntalmente-, se gana mucho espacio y la vista tiene un horizonte más amplio.
En este punto, cabe destacar que la distribución diáfana es especialmente recomendable si la oficina es pequeña. Lo más recomendable en términos de distribución es dejar la zona central despejada y colocar muebles en la zona periférica, como estanterías y, por supuesto, mesas y sillas de oficina.
- El espacio abierto en la oficina busca el máximo bienestar.
Un valor en alza que cada vez se demanda más, y que no puede faltar en la oficina del futuro, es tranquilidad, la sensación de orden y amplitud para todos los trabajadores.
Esta condición la cumple una oficina abierta bien equipada con el mobiliario de oficina adecuado. Además, la inclusión de espacios de descanso y la inclusión de elementos como jardines verticales son valores ambientales que mejoran el clima en la oficina y repercuten en la productividad y en la felicidad de los empleados.
INCONVENIENTES DE LA OFICINA ABIERTA
Es posible que, si la fórmula no funciona, sea por estos tres factores:
- La oficina abierta puede provocar cierta falta de intimidad.
Aunque las fórmulas de insonorización acústica están cada vez mejor conseguidas, a través de sistemas de fonoabsorbencia, cabinas acústicas o mobiliario acústico, si se carece de ellas el ruido puede ser un problema cuando hay que tener una conversación importante, por ejemplo. Para evitarlo, siempre existe la posibilidad de que una oficina open space tenga una sala aislada con tabiques o mamparas para facilitar la intimidad y concentración.
- Puede ser difícil concentrarse en la oficina abierta.
En una oficina pequeña que, además, sea oficina abierta, los ruidos, compañeros y otros elementos distraen mucho. Para ello se puede recurrir a mesas que lo pongan fácil, como la mesa start, de Emobok, que ofrece diseño, ergonomía, iluminación o acústica para crear un entorno acogedor perfecto para oficinas open space.
- La oficina abierta puede provocar falta de compañerismo.
Para trabajar en espacios abiertos se necesitan ciertas normas, algunas para mantener un nivel de ruido que no interfiera en el trabajo, como no mantener conversaciones por teléfono demasiado elevadas o no poner música. Y otras para mantener el buen ambiente, como evitar las comidas en zonas no habilitadas para ello y mantener siempre orden y limpieza en el puesto de trabajo.
