Ya sabemos que organizar una oficina es esencial para fomentar la productividad y mantener un equilibrio y orden dentro de la empresa, pero en el post de hoy, vamos a explicarte cómo organizar archivos de oficina, para que tengas siempre a mano y en buen estado tus documentos, con la intención de facilitarte el trabajo y ahorrarte tiempo.
Tips para organizar archivos de oficina
- Lo primero que no puede faltar a la hora de organizar los archivos de una oficina deben ser las carpetas y/o archivadores de oficina. Necesitarás algún tipo de sistema (offline) para poder guardar la gran cantidad de archivos que una empresa genera.
- En segundo lugar debes tener claro cómo vas a organizar tus archivos, en qué categorías y qué sistema vas a seguir para clarificarlos de manera que tenga sentido.
- Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento guardado.
- Te recomendamos que etiquetes los archivos, escribiendo y/o poniendo una etiqueta en la pestaña de cada carpeta, de manera clara, como hemos dicho anteriormente. Desde la categoría general hasta la subcategoría.
- Aprovecha el espacio de las cajoneras de oficina o muebles donde tengas los archivos, ya que a nadie le gusta encontrarse un montón de papeles juntos y con el paso del tiempo cada vez irás acumulando más información. Organizar archivos de oficina te será más fácil, cuanto más fácil te lo hagas tú a ti mismo.
- Crea un horario para organizar archivos de oficina, es decir, al final del día dedica unos minutos para colocar en su sitio los documentos que se hayan generado y que sea necesarios guardar.
- Al menos una vez al año revisa los documentos y depura aquellos que no sean necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa.
- Asegúrate y confirma que todos los empleados de la empresa que tengan acceso a los archivos, sepan cuál es el sistema a seguir, para que no haya ningún problema ni se pierdan archivos importantes. Si llega alguien nuevo, asegúrate también de que sepa cómo organizar archivos de oficina en tu empresa.
- En la plataforma de la empresa, ten un documento en el que se explique el mecanismo o metodología para organizar todos los documentos. Siempre puede haber un despistado que no recuerde en qué color va cada cosa y que cree un pequeño percance. Así podrá revisar cómo organizar los archivos de la oficina en todo momento.
- ¡Limpia los muebles donde tengas tus archivos de oficina! Sí, aunque estén cerrados el polvo se acumula, y eso puede provocar el deterioro de las carpetas, archivadores y documentos.
Esperamos que te haya servido de ayuda nuestro post sobre cómo organizar archivos de oficina y que ayude a mejorar el rendimiento de tu empresa y facilite la tarea de guardar documentos. ¡Te esperamos en el próximo post!