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Cómo organizar las vacaciones de tu equipo sin conflictos

vacaciones

Se acerca el verano, y con él las vacaciones más deseadas por los empleados. Sin embargo, la época estival es también la más difícil de cuadrar para el departamento de Recursos Humanos. Evitar los conflictos y lograr el equilibrio adecuado es importante tanto para que la empresa no vea disminuida su actividad, como para que los empleados puedan tener su merecido descanso y volver con las energías recargadas.

Cuadrar los turnos, preparar a los equipos de trabajo, conseguir que todo el mundo se sienta escuchado, y mantener el nivel de rendimiento es más fácil de lo que parece siguiendo algunos consejos. ¡Vamos a verlos!

Planifica con antelación

La planificación es indispensable para no generar situaciones incómodas, por eso organizar con tiempo y sistematizar algunos procesos repetitivos ayudan a evitar errores y mantener el control de las vacaciones de todos los empleados.

  • Lleva el seguimiento de los días de vacaciones que corresponden a cada uno de los trabajadores anualmente, y no dudes en apoyarte en la tecnología si lo necesitas. Existen programas especializados, pero algunas aplicaciones como una hoja de cálculo o Google Calendar también pueden servir si no tienes un gran volumen de empleados.
  • Ten a mano el Estatuto de los Trabajadores, los convenios colectivos, las condiciones del contrato de cada uno de los empleados, y el calendario laboral para planificar los días vacacionales.
  • Identifica los picos de actividad más intensa de la empresa, esos momentos serán los peores para ofrecer vacaciones a los empleados, por lo que hablarlo abiertamente con ellos e informarles de la situación puede prevenir desilusiones y los malos entendidos.
  • Investiga qué puestos de trabajo resultan imprescindibles en cada departamento debido a las tareas que se realizan. Una vez hecho esto, habla con el personal para definir una estrategia, de modo que esas actividades siempre estén cubiertas.
  • Establece un procedimiento claro e informa a todos los empleados de cómo y cuándo podrán transmitir sus preferencias de fechas para las vacaciones al departamento de Recursos Humanos. También es importante ofrecer una respuesta en un tiempo prudente, para que los trabajadores puedan planificar su tiempo de descanso.
  • La organización es muy importante, pero la rigidez excesiva puede ser contraproducente. Si los empleados están dispuestos a intercambiar fechas y no supone un problema para la empresa, facilítales el cambio.

Establece prioridades

Una vez que tengan la imagen completa de todos los días vacacionales y hayas realizado el trabajo previo de organización, será el momento de establecer prioridades para repartir las fechas entre los empleados.

Es muy importante seguir algún criterio objetivo para definir las prioridades, de esta manera, ningún trabajador se sentirá ofendido de manera personal si no resulta beneficiado. Cada empresa puede establecer los criterios en función de los parámetros que desee, los más comunes suelen ser la tenencia de hijos, y la antigüedad en la empresa; aunque también se puede hacer de forma rotativa, de modo que todos los empleados puedan elegir su periodo vacacional en algún momento.

Por último, mantén siempre la comunicación fluida y habla abiertamente sobre las vacaciones sin convertirlo en un asunto tabú. Los empleados se sentirán más cómodos, y será mucho más sencillo encontrar soluciones adecuadas para todos.

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